A pesar que desde hace tiempo existen compañías ofreciendo el servicio de outsourcing de TI, realmente no ha sido hasta hace poco que se ha convertido en una tendencia, al punto que más de dos tercios de las organizaciones han reportado haber acudido con algún proveedor en los últimos 12 meses.
Contar con un servicio de TI tercerizado te ayudará como director a tener un mayor control y conocimiento sobre lo que está pasando dentro de tu departamento de TI para prevenir que los pequeños descuidos se conviertan en grandes problemas que afecten tu operación.
En este artículo te compartimos unas preguntas que te ayudarán a saber si eres candidato a la subcontratación de servicios de TI en tu empresa.
1.- ¿Alguien puede explicar claramente por qué la red está lenta?
Este problema ocurre frecuentemente durante las horas pico de negocios en la oficina, cuando todos tenemos prisa por la mañana al comenzar el día laboral y por la tarde al regresar de la hora de comida, esto puede suceder por las siguientes razones:
- Problemas con el proveedor de internet.
- Problemas en dispositivos core, distribución y acceso (configuración, ubicación, throughput, etc.).
- Invasión de virus en la red.
- Sobre uso de la red.
- Mala planeación en la arquitectura de red.
2.- ¿Te enteras de inmediato cuando un servicio de TI tiene problemas o está siendo mal gestionado?
Los servicios tecnológicos de una empresa suelen fallar debido a un mal diseño o configuración, por la falta de mantenimiento o una mala administración por parte del personal que los utiliza diariamente, los servicios comúnmente afectados son:
- Internet
- Correo
- Wifi
- Impresoras
- Sistemas administrativos
Hay problemas de los que todos se enteran rápidamente en la empresa como cuando el internet es lento o no hay conexión, pero hay otros de los que el director no suele enterarse tan rápido y que pueden crecer hasta convertirse en grandes crisis para la compañía. La falta de conocimiento de los problemas internos del departamento de TI pueden tener consecuencias graves a largo plazo.
3.- ¿Recibes reportes precisos y oportunos sobre la gestión de servicios de TI?
Como director, lo más probable es que no recibas reportes ejecutivos con gráficas y análisis de tendencias sobre el uso que se le está dando a los activos tecnológicos en tu compañía y esto es un gran error ya que aquello que no se mide no se puede mejorar.
La importancia de estos reportes radica en poder analizar los indicadores clave de gestión de servicios TI como:
- Tiempo efectivo de operación de los equipos (up time)
- Errores y paquetes perdidos/descartados en la comunicación
- Saturación de interfaces
- Tiempos de respuesta de servicios y aplicaciones
- Saturación de equipos (memoria y CPU)
- Tiempo promedio de solución de fallas
- Tipos de incidentes
- Incidentes más frecuentes
Esta información permitirá mejorar la atención a usuarios, reducir los riesgos de seguridad y optimizar el desempeño de las comunicaciones en tu empresa.
4.- ¿Estás bien informado sobre el inventario de tecnología y su antigüedad? ¿Sabes si está completo o es suficiente?
Por lo general no estamos conscientes de la cantidad de equipo que tenemos en la empresa, si están actualizados o no, con qué versión de software cuentan, en qué estado se encuentran y a cargo de quién están o si los equipos cubre las necesidades requeridas.
Las auditorías tecnológicas son una actividad sumamente útil ya que te ayudan a definir la estrategia tecnológica e identificar cuáles equipos necesitan ser reemplazados, además de proporcionar otros beneficios como:
- Mayor control de los activos para evitar robos o extravíos.
- Conocer la antigüedad de cada equipo, gestionar su reemplazarlo o escalabilidad.
- Establecer políticas de uso.
- El número de equipos en la red.
- Marcas, modelos, seriales, capacidades, etc.
- Aplicaciones instaladas en cada equipo y si cuentan con licencia.
- Usuarios, contraseñas y a qué departamento pertenece.
5.- ¿Sabes si el software de todos los activos de tecnología está actualizado?
En la mayoría de las empresas las actualizaciones de software son una de las últimas prioridades al ser consideradas como una actividad meramente precautoria y complementaria, sin embargo, el descuido de este aspecto puede tener graves consecuencias, tales como:
- Los hackers pueden aprovechar los huecos de seguridad en los equipos no actualizados utilizando software malicioso.
- Exposición de los equipos con acceso a internet.
- No cuenta con acceso a las funciones de las versiones nuevas que podrían hacer su trabajo más productivo.
- Se incrementan los problemas por incompatibilidad con otras aplicaciones.
6.- ¿Sabes quiénes son los mayores usuarios de internet en la empresa?
Generalmente no se tiene identificados a estos usuarios, sin embargo, pueden llegar a ser sumamente perjudiciales para el funcionamiento de las redes y alentarlas si hacen mal uso de ellas a convertirse en un punto vulnerable por el que pueden entrar virus informáticos al acceder a sitios indebidos.
Realizar un análisis minucioso del tráfico de red para identificar a estos agentes perjudiciales, le ayudará a optimizar el uso de internet y saber si necesitas contratar capacidad adicional o hacer cambios en la red.
7.- ¿Sabes que tipo de tráfico está circulando por la red de datos?
Las empresas no suelen asignar tecnología y personal para el monitoreo de estos temas, sin embargo, es algo vital de conocer ya que los usuarios pueden estar haciendo un uso inadecuado de la red de la empresa al acaparar el ancho de banda, descargar información de fuentes poco confiables y ponerla en riesgo de sufrir ataques informáticos.
8.- ¿Sabes si visitan sitios web inapropiados?
Al visitar sitios web inapropiados o alojados en servidores peligrosos el usuario se convierte en un hueco dentro de la seguridad de la red por el que pueden entrar los virus y afectar a la compañía entera, ocasionando importantes pérdidas de información.
Lo más aconsejable es restringir el acceso a los sitios no deseados y permitir sólo aquellos que sean seguros, así como contar con un antivirus confiable y actualizado para no correr riesgos.
Como podrás ver existe una gran cantidad de factores que es necesario monitorear y cuidar dentro de la gestión de los servicios de TI en una empresa, por lo que contar con el apoyo de un tercero es una excelente opción que te ayudará a liberar la carga de trabajo de tu personal más experimentado de las tareas de consultoría de TI.
Hoy en día cada vez más compañías optan por esa opción para nivelar su operación, te invitamos a conocer nuestros servicios en https://www.ncgroup.com.mx
